Checklist de revisión del arte antes de enviarlo a la imprenta

Por qué revisar el arte antes de imprimir

Una vez que el arte va a la imprenta, cada corrección cuesta tiempo y dinero: las planchas se rehacen, la tirada se descarta y el lanzamiento puede retrasarse. Un error de texto, de versión o de código de barras suele pasar desapercibido para el equipo de diseño, porque quien creó el arte ya conoce el contenido.

Una revisión con checklist separa la verificación técnica de la verificación de contenido, y exige un registro de aprobación. Eso vuelve el proceso previsible, incluso cuando el equipo cambia.

Checklist en cinco bloques

1. Contenido y regulación

• Textos verificados con el prospecto, el registro o la ficha técnica aprobada para el producto.
• Nombre del principio activo, concentración y forma farmacéutica idénticos al documento aprobado.
• Advertencias, símbolos y leyendas obligatorias presentes en la versión vigente de las reglas de su segmento.
• Espacios reservados para lote y vencimiento colocados según la exigencia aplicable.

2. Versión y trazabilidad

• Número de versión visible en el archivo y en el nombre del archivo.
• Registro de los cambios respecto de la versión anterior, con el motivo de cada cambio.
• Aprobación registrada por quien tiene autoridad en el flujo, con fecha.
• Versión anterior archivada, para que no se envíe por error.

3. Preparación para la impresión

• Sangrado y área de seguridad verificados en el dieline.
• Fuentes convertidas en trazados o incluidas en el archivo.
• Imágenes con resolución adecuada para el tamaño final impreso.
• Colores definidos en el modo y en el perfil que usa la imprenta, con una referencia de color aprobada por el cliente.

4. Códigos y legibilidad

• Código de barras con contraste suficiente y zona de silencio libre de textos y patrones.
• Número del código verificado con el registro de productos de la empresa.
• Tamaño mínimo de los textos obligatorios según la norma del segmento.
• Braille, cuando sea exigido, colocado según la regla aplicable.

5. Prueba final

• Prueba de color o prueba física aprobada antes de la tirada.
• Acabados (barniz, relieve, estampado en caliente) verificados en la prueba.
• Corte y pliegue probados en prototipo cuando la estructura es nueva.

Cómo organizar la aprobación

Un flujo simple evita que el arte pase por nadie. Cada etapa tiene un responsable y un registro:

1. El responsable técnico verifica el contenido con el documento aprobado.
2. Asuntos regulatorios aprueba el texto regulatorio y la versión.
3. Marketing confirma nombres, claims e imágenes.
4. Diseño emite el archivo final con número de versión.
5. La imprenta recibe el archivo y confirma por escrito la versión que va a imprimir.

Errores que más generan retrabajo

• Revisar solo la cara frontal y olvidar el reverso, los laterales y el prospecto plegado.
• Cambiar un texto en el PDF sin actualizar el archivo nativo, dejando las dos versiones divergentes.
• Aprobar una prueba digital sin verificar el color en la prueba física.
• Enviar a la imprenta un archivo con fuentes no incrustadas, que cambian de apariencia en el equipo.

Si su operación tiene muchas versiones y cambios frecuentes de texto, la revisión de artes puede estructurarse como un servicio recurrente, con checklist e historial de cambios por producto.